Todo mundo conta o dinheiro para fazer o sistema. Pouca gente conta o dinheiro para ele continuar funcionando. Essa segunda conta chega sozinha, todo mês, e é bem melhor ser pega por ela já sabendo.
No texto sobre quanto custa um MVP eu comentei que o orçamento não termina no lançamento. Aqui eu quero abrir essa porta. O que existe depois que o sistema fica pronto, para onde vai o dinheiro, quanto vale reservar e o que perguntar antes de fechar com alguém.
Sistema pronto não é sistema parado
Um sistema não vive sozinho. Ele roda em cima de navegadores, celulares, bibliotecas de código e serviços de terceiros, e tudo isso muda o tempo todo sem pedir licença. A forma de pagamento que você usa altera uma regra. O navegador deixa de aceitar algo antigo. Uma falha de segurança aparece numa peça que o sistema usa. E o seu próprio negócio também muda, porque você descobre o que as pessoas realmente fazem com ele.
Parado, o sistema não fica como estava, ele envelhece. Se quiser ver como isso aparece na prática, escrevi sobre os sinais de que um sistema está prestes a quebrar.
Para onde vai o dinheiro
Na minha cabeça a conta tem três partes. Cada uma se comporta de um jeito, e misturar tudo num número só é o que faz a conta parecer assustadora.
Onde o sistema mora
Hospedagem, banco de dados, domínio, envio de emails, backup. Em sistemas pequenos essa costuma ser a menor parte da conta, mas ela cresce junto com o uso. Entram aqui também os serviços que cobram conforme você consome, como pagamento, mensagens e inteligência artificial. Vale perguntar desde o começo quais deles têm preço variável, para a fatura do mês não virar susto.
O cuidado que ninguém vê
Atualizar o que ficou desatualizado, acompanhar se o sistema está de pé, testar o backup, corrigir uma falha quando ela aparece, responder quando alguém liga dizendo que nada funciona. Quando tudo vai bem isso é invisível, e por isso é o primeiro item que alguém corta quando o orçamento aperta. É também o que mais evita conta grande depois.
O que você vai querer mudar
Assim que as pessoas usam de verdade, nascem pedidos. Um relatório que faltava, um campo novo, uma integração com a ferramenta que você começou a usar. Essa é a parte que você controla, porque decide o que fazer e quando. É também a que mais fica de fora do planejamento, e a que mantém o sistema vivo.
Uma regra de bolso, com ressalvas
Existe uma regra empírica bastante repetida no mercado de software. Por ano, manter um sistema costuma custar algo entre 15% e 25% do que foi gasto para desenvolver o sistema. Traduzindo, para cada R$ 10 mil investidos na construção, uma reserva de R$ 1.500 a R$ 2.500 por ano.
Eu uso essa regra só como ordem de grandeza, nunca como orçamento. Ela costuma subestimar o primeiro ano, quando aparecem os defeitos que só se revelam com o uso real. Pesa mais em sistemas com muitas integrações ou exigências legais, como os que lidam com dados de saúde. E pesa menos num sistema pequeno e bem feito. Desconfie de quem recita um percentual sem olhar o seu sistema.
Três jeitos de contratar o cuidado
Não existe um jeito certo, mas existem três jeitos comuns, e cada um serve a um tipo de sistema.
O primeiro é a mensalidade fixa. Você paga um valor por mês e recebe um cuidado combinado, como atualizações, monitoramento e suporte com prazo de resposta. É previsível, e por isso faz sentido quando o negócio depende do sistema todos os dias.
O segundo é o banco de horas. Você compra um pacote de horas e usa quando precisa, para ajustes e melhorias. Funciona bem para evoluir o sistema, desde que alguém cuide do básico em paralelo.
O terceiro é chamar só quando quebra. Parece o mais barato, e é, até o dia em que quebra. Nesse dia você paga pela urgência, para alguém que talvez nem conheça o código, e geralmente no pior momento possível.
Para a maioria dos sistemas pequenos eu gosto de uma combinação, com uma mensalidade pequena para o básico invisível e um banco de horas para as mudanças. Mas isso depende de quanto o seu negócio para quando o sistema para.
O que perguntar ao seu fornecedor
Seja quem for que cuide do seu sistema, o desenvolvedor, a agência ou o freelancer, estas perguntas valem para todos.
- O que está incluso no valor e o que é cobrado à parte?
- Em quanto tempo você responde quando o sistema para, e isso está escrito?
- A hospedagem, o domínio e os serviços de terceiros ficam no nome da minha empresa?
- Existe backup, e alguém já restaurou um para provar que funciona?
- Se um dia você deixar de atender, eu tenho acesso ao código, às contas e à documentação?
- Quais serviços cobram conforme o uso, e como eu acompanho esse gasto?
- Como a gente decide o que vale evoluir primeiro?
Dê atenção especial à terceira pergunta. Se o domínio e a hospedagem estão no nome de quem desenvolveu, na prática você não é dono do seu próprio sistema.
Quando ninguém cuida, a conta só adia
Deixar de cuidar não elimina o custo, só empurra. Cada mês sem atualizar aumenta a distância até a versão atual, e um dia essa distância vira um projeto inteiro, quase sempre numa emergência. Eu contei esse padrão em sinais de que seu sistema está prestes a quebrar. O ponto aqui é financeiro. Cuidar um pouco todo mês quase sempre custa menos do que consertar tudo de uma vez.
Como colocar isso na conta desde o começo
São quatro hábitos, e todos são baratos.
- Peça o custo de manutenção junto com o orçamento do desenvolvimento, por escrito, e compare as propostas olhando os dois números.
- Some três valores, a infraestrutura por mês, o cuidado por mês e uma reserva para evoluir. Multiplicado por doze, esse é o seu custo anual.
- Compare esse custo anual com o que o sistema devolve, em tempo economizado, erros evitados e vendas. É essa comparação que diz se vale a pena.
- Revise a cada seis meses. O uso muda, os serviços mudam de preço e o que era essencial pode ter deixado de ser.
Se você já tem um sistema e nunca fez essa conta, o primeiro passo é descobrir o que está pagando hoje sem saber, e quem tem acesso a cada peça. Só isso já costuma revelar bastante coisa.